Baza wiedzy
Aktualności
wskaźniki i stawki
podatki
kadry, płace
JPK Vademecum
Inne artykuły
Poradniki
Wymagania techniczne
Pomoc technicza - FAQ

Wystawianie faktur

[ Wersja do druku ]

Wystawianie faktur, w przypadku prowadzenia każdej firmy, jest czynnością niezbędną oraz często powtarzalną. Faktura stanowi bowiem pisemne potwierdzenie zawieranych przez firmę transakcji - zarówno zakupowych, jak i sprzedażowych. Są one konieczne szczególnie przy rozliczaniu podatków, ale na ich podstawie można także dochodzić przysługujących nam należności finansowych.

Jak poprawnie wystawić fakturę?

Zadanie to nie jest trudne, zwłaszcza jeśli używamy programu fakturującego, jednak warto znać podstawowe wymagania w tej kwestii.

Opisujemy tutaj szczegóły dotyczące najczęściej wystawianej faktury w sprzedaży krajowej podlegającej pod VAT. Przy sprzedazy wspólnotowej, eksportowej lub zwolnionej z VAT obowiązują nieco inne reguły.

Klikając na poszczególne części poniższej ilustracji przejdziesz do szczegółowych informacji o wymaganych elementach faktury.

Faktura przykładowa numer daty sprzedawca nabywca pozycje wartosci stopka podpis



Numeracja faktur i wymaganie ciągłości numeracji

Każda firma lub osoba prowadząca działalność powinna wystawiać faktury z zachowaniem ciągłości numeracji. Jest to wymaganie formalne, wynikające z przepisów. Jego spełnienie jest dość proste jeśli korzysta się z jednego z wielu programów do fakturowania.

Wymagania formalne a praktyczne potrzeby

  • Przepisy wymagają kolejnego numerowania faktur. Nie można więc wystawiać faktur nr 1/2015, 3/2015 z pominięciem 2/2015.

  • Dopuszczalna jest numeracja w kilku seriach, np. można wystawić kolejno faktury:
    • 1/A/2015
    • 1/B/2015
    • 2/B/2015
    • 3/B/2015
    • 2/A/2015
    Stosowanie takich serii jest przydatne w różnych przypadkach, np:
    • gdy faktury wystawia kilka osób (czasem daleko od siebie),
    • lub gdy chcemy rozróżnić (podsumować) przychody z różnych rodzajów działalności, np prowadzić oddzielną numerację faktur sprzedaży towarów i oddzielną dla usług - przykład poniżej. [korzystanie z takiego udogodnienia będzie znacznie łatwiejsze jeśli stosowujemy program fakturujący zaopatrzony w odpowiednie opcje wyszukiwania]
  • Ważne. Jeśli wystawimy fakturę, która nie wejdzie do "obiegu gospodarczego" (nie zostanie wydana nabywcy), to nie wolno zostawiać dziur w numeracji. Fakturę niezrealizowaną pozostawiamy w swoich dokumentach, opisując ją jako "anulowaną".

  • Warto też łamać numer faktury przez rok albo przez rok i miesiąc. Jeśli nie będziemy dopisywać mumeru roku, to trzebaby numerować faktury kolejno przez wiele lat dla usatysfakcjonownaia przepisów wymagających, by numer jednoznacznie identyfikował fakturę.
  • W programie FINKA kwestie numeracji faktur rozwiązano w sposób, który zarazem daje pełne możliwości i nie zabiera niepotrzebnie czasu:

    • Po wywołaniu listy faktur i wciśnięciu przycisku
      Insert
    • otrzymujemy ekran redagowania faktury. Numer domyślny pochodzi z ostatnio stosowanej serii:
      Numer
    • w razie potrzeby wciskamy przycisk "Zmień numer" i możemy wybrać inną serię lub zastosować sam numer bez dodatkowego łamania:
      Zmiana numeru
    • ważną cechą programu jest pilnowanie ciągłości numeracji. Jeśli dwie osoby, pracując w sieci, rozpoczną faktury o tych samych numerach, po podczas zapisywania faktury program automatycznie zmieni drugi z numerów
    • równie istotna jest możliwość wyszukiwania i podsumowania faktur należących do jednej serii:
      Wyszukiwanie

    Daty na fakturach

    Termin wystawienia faktury

    • Fakturę wystawia się zwykle w momencie sprzedaży, jednak przepisy pozwalają wystawić ją w okresie:
      - od 30 dni przed sprzedażą towaru lub wykonaniem usługi
      - do 15 dnia następnego miesiąca po wykonaniu usługi lub po sprzedaży
      - w niektórych przypadkach termin wystawienia jest dłuższy

    • Uwaga: opóźnienie wystawienia faktury nie powoduje przesunięcia terminu zapłaty podatku VAT. Po zmianie przepisów w r. 2014 w większości przypadków termin zapłaty podatku wynika z terminu zakończenia usługi bądź dostawy towarów i nie jest związany z terminem wystawienia faktury.

    • Po stronie odbiorcy przyspieszenie wystawienia faktury również nie powoduje przesunięcia terminu odliczenia podatku VAT. Po zmianie przepisów w r. 2014 termin odliczenia podatku został określony jako "data obowiązku podatkowego u sprzedawcy" (czyli zwykle data wykonania usługi lub sprzedaży towaru), jednak nie wcześniej niż data otrzymania faktury.

    Dane sprzedawcy i nabywcy na fakturze

    Na fakturze trzeba umieścić obowiązkowo:

    Pozycje faktury (określenie towarów bądź usług)

    W pozycjach faktury należy określać nazwę lub rodzaj towaru bądź usługi, jednostkę miary i ilość. W przypadku usług nie trzeba podawać ilości "1".

    Istotne jest tu dość precyzyjne określenie towaru lub usługi z kilku przyczyn:

    • dla wykazania, że prowadzimy działalność zgodnie ze zgłoszeniem dokonanym podczas rejestracji firmy

    • jeśli nabywcą jest firma, to z treści faktury powinno wynikać, że zakup służy celom działalności gospodarczej nabywcy

    • ponadto w razie kontroli skarbowej trzeba wykazać, że stawka podatku VAT jest odpowiednia do rodzaju towaru.
    Dodatkowe informacje, np "indeks" towaru nie są obowiązkowe, jednak warto je podawać dla własnej orientacji i dla lepszej komunikacji z klientem oraz z dostawcą.

    Programy do wystawiania faktur, na przykład
    FINKA-FAKTURA i FINKA-KPR mają zwykle słownikową listę nazw towarów lub usług wraz z ich podstawowymi własnościami: stawką VAT, typową ceną itp. Istnienie takiej listy bardzo przyspiesza wystawianie faktur, o ile program jest wystarcająco elastyczny i pozwala na sprawne korzystanie z niego w sposób dostosowany do specyfiki firmy. W szczególności istotne jest, aby:
    • edycja i dodawanie pozycji na listę towarów było proste i szybkie oraz by było możliwe przy istnieniu otwartego dokumentu
    • możliwe było wyświetlanie listy towarów i usług i ich szukanie według różnych kryteriów, np wg nazwy lub indeksu
    • przydatna jest możliwość dopisywania dodatkowych informacji w pozycjach faktury, zwłaszcza przy fakturowaniu usług (na przykład na liście słownikowej może występować "czynsz za lokal xxxx" i w trakcie edycji dopisujemy "za mc 05.2015")
    • jeśli mamy program magazynowo-fakturowy, wskazana jest możliwość fakturowania towarów wraz ze "zdejmowaniem" ich ze stanu magazynu (w ilościach występujących w magazynie) i jednocześnie fakturowania usług bez ograniczeń
    • program magazynowo-fakturowy może być rozbudowany o obsługę zamówień do dostawców, zamówień od odbiorców i inne funkcje

    Ceny i wartości netto i brutto na fakturze

    Omawiamy tutaj różne tryby podawania cen i wartości w pozycjach faktury; w innym tekście opisujemy podsumowanie wartości w stopce faktury.

    Dopuszczalne są dwa odmienne tryby wystawiania faktur:

    Stopka (podsumowanie) faktury

    • Stopka faktury zawiera obowiązkowo:
      • Wartości netto, kwoty VAT i wartości brutto w poszczególnych stawkach VAT
      • Kwotę należności brutto ogółem. Podawanie kwoty słownie nie jest już obowiązkowe.

    • Dopuszczalne są dwa sposoby liczenia wartości w stopce
      • jako sumy pozycji faktury (sumujemy oddzielnie netto, VAT i brutto w poszczególnych stawkach)
      • lub liczenie kwoty netto jako sumy pozycji, a następnie wyliczenie kwoty VAT jako procentu od netto. W tym przypadku wartości VAT i brutto mogą różnić się od sumy pozycji o groszowe kwoty, jednak ten sposób jest dopuszczalny (a w początkach istnienia podatku VAT był jedynym możliwym).
      • jeśli w pozycjach podano "cena brutto, wartość brutto, stawka VAT", to można też zliczyć całą należność brutto jako sumę pozycji i kwotę VAT oraz netto obliczyć zbiorczo w stopce faktury, również z podziałem na stawki.

    • Ponadto w stopce warto podawać dodatkowe informacje, w tym termin płatności, numer konta bankowego, lub (jeśli faktura zapłacona od ręki) adnotację "zapłacono gotówką".

    • Można także podawać dowolne inne adnotacje, np dotyczące miejsca odbioru towaru, numeru dokumentu odbioru (WZ), udzielonej gwarancji itp.

    Przykłady obliczania wartości faktury

    Poniżej znajdziemy cztery przykłady wyliczania wartości tej samej faktury. Wszystkie cztery wyliczenia wartości netto, VAT i brutto są prawidłowe, choć dają różne wyniki.

    Sprzedajemy po 333 sztuki dwóch różnych towarów, każdy w cenie 8 groszy netto. Cena brutto wynosi 10 groszy (8 * 1,23)

    Pozycje w trybie netto + VAT
    Ilość Cena netto Wartość netto Stawka VAT Kwota VAT Wartość brutto
    333,00 0,08 26,64 23% 6,13 32,77
    333,00 0,08 26,64 23% 6,13 32,77
    Podsumowanie 1: sumy poszczególnych kolumn
    53,28 23% 12,26 65,54
    Podsumowanie 2: VAT liczony jako procent od sumy netto
    53,28 23% 12,25 65,53

    Pozycje w trybie brutto, w tym VAT
    Ilość Cena brutto Wartość brutto Stawka VAT Kwota VAT Wartość netto
    333,00 0,10 33,30 23% 6,23 27,07
    333,00 0,10 33,30 23% 6,23 27,07
    Podsumowanie 1: sumy poszczególnych kolumn
    66,60 23% 12,46 54,14
    Podsumowanie 2: VAT liczony jako procent od sumy brutto
    66,60 23% 12,45 54,15

    Podpisy na fakturze; potwierdzenie otrzymania faktury

    Choć w przepisach nie umieszczono wymagań dotyczących podpisów, jednak zalecane jest przestrzeganie zasad:

    • Podpis wystawcy faktury wraz z czytelnym imieniem i nazwiskiem - uwiarygodnia fakturę wobec kontrahenta i wprowadza też porządek w wewnętrznych sprawach firmy.

    • Podpis odbiorcy na fakturze nie jest wymagany. Wymaganie takie, niegdyś stanowiące żelazny punkt podczas kontroli podatkowej, zniknęło już dość dawno, wraz z wejściem do Unii Europejskiej.

      Jeśli jednak na fakturze znajdzie się podpis odbiorcy lub posiadamy inny dowód otrzymania faktury przez nabywcę, to radykalnie ułatwia to ewentualne dochodzenie roszczeń.

    • W przypadku faktury korygującej (zmniejszającej należność i kwotę VAT) wystawca korekty powinien mieć dowód jej otrzymania przez kontrahenta - w postaci podpisu odbiorcy na fakturze korygującej lub w innej, np dowodu odbioru przesyłki pocztowej zawierającej tę fakturę.

      Dopiero po otrzymaniu takiego potwierdzenia sprzedawca może zmniejszyć swój VAT do zapłaty o kwotę wynikającą z faktury korygującej.

    Oprac. Krzysztof Piasecki, TIK-SOFT sp. z o.o.
    24.08.2015
    na podstawie Ustawy o VAT, Dz.U. nr 177 r. 2011 poz. 1054 z licznymi późniejszymi zmianami


    


    TIK-SOFT SP. Z O.O.
    Al.Wilanowska 5 lok.19
    02-765 Warszawa
    NIP: 951-19-95-388



    Dział Obsługi Klienta

    Pytania, serwis, aktualizacje
    22 408 48 00
    finka@finka.pl

    Zapytanie ofertowe
    kom. 668 300 794
    zapytanie@finka.pl
    payu