header

Góra  Poprzednia strona  Następna strona

Przyjęcie do ewidencji  wyposażenia (dokument OTW), Bilans otwarcia (dokument BOW)

 

Wprowadzenie wyposażenia do ewidencji realizuje się za pomocą dokumentów:

Przyjęcie (OTW) dla wyposażenia nowego

Bilans otwarcia (BOW) dla wyposażenia wcześniej użytkowanego.

 

W tym punkcie opisano:

ź Wprowadzanie nowego dokumentu OTW/BOW

ź Modyfikacja dokumentu OTW/BOW

ź Usuwanie dokumentu OTW/BOW

 

 

Wprowadzanie nowego dokumentu OTW/BOW

 

Utworzenie dokumentu OTW można wywołać w menu:

-> Środki trwałe -> Wyposażenie - Kartoteka  -> Ins Dodaj

-> Środki trwałe -> Wyposażenie - Wyszukiwanie  -> Ins Dodaj

-> Środki trwałe -> Wyposażenie - Dokumenty -> Ins Dodaj -> dokument OTW

 

Utworzenie dokumentu BOW można wywołać w menu:

-> Środki trwałe -> Wyposażenie - Dokumenty -> Ins Dodaj -> dokument BOW

 

Dokumenty w ewidencji wyposażenia składają się z danych nagłówkowych oraz listy pozycji. Jeden wiersz odpowiada jednej pozycji wyposażenia.

 

Dokumenty OTW i BOW praktycznie się nie różnią. Jedyną różnicą jest to, że w dokumencie BOW w danych dla każdej pozycji wpisuje się datę nabycia. W OTW nie ma takiej możliwości - każda pozycja otrzymuje datę nabycia równą dacie dokumentu żródłowego, podanego w danych nagłówkowych.

 

Dane nagłówkowe dokumentu:

Data dokumentu jest to pole obowiązkowe, data musi być w zakresie objętym przez Okresy obrotowe STW. Nie może być wcześniejsza niż data zamknięcia ewidencji.

Symbol dokumentu - jest ustawiany przez program, zgodnie ze wzorem zdefiniowanym dla OTW/BOW w słowniku Dokumenty obrotu

 

Uwaga: w symbolu występuje numer dokumentu. Na etapie wprowadzania nowego dokumentu jego numer jest domyślny, docelowy numer jest nadawany w momencie zapamiętania dokumentu.

Sposób pozyskania - opcjonalne, do wyboru z listy

Dane dokumentu źródłowego (symbol, data, kontrahent) - opcjonalne

Opis dokumentu - opcjonale, dodatkowe uwagi

 

Dane pozycji wyposażenia:

Nazwa pole obowiązkowe. Nazwa wyposażenia może się powtarzać.

Wartość - opcjonalne, wartość wg dokumentu nabycia

Numer pozycji księgowej - pod jakim numerem jest zaksięgowane nabycie tego wyposażenia

Data nabycia - tylko dla dokumentu BOW.

Grupa inwentarzowa - opcjonalna, do wyboru ze słownika grup inwentarzowych

Opis - opcjonalny

Numer ewidencyjny - nadawany systemowo unikalny identyfikator wyposażenia. Podczas wprowadzania nowego dokumentu OTW/BOW numery ewidencyjne są domyślne, docelowe numery ewidencyjne są nadawane w momencie zapamiętania dokumentu

Tryb nadawania symbolu inwentarzowego - do wyboru z opcji A/R (automatycznie/ręcznie)

Symbol inwentarzowy - gdy sposób nadania=A (automatycznie) to symbol inwentarzowy zostaje ustalony programowo wg wzoru  dla ewidencji wyposażenia, podanego w słowniku Dokumenty obrotu. Gdy sposób nadania=R (ręcznie), to symbol może być edytowany przez użytkownika, w szczególności może zostać pusty.

Miejsce użytkowania - opcjpnalne, ze słownika Miejsca użytkowania

Osoba odpowiedzialna - opcjonalne, ze słownika Osoby

 

Dodatkowo w nagłówku dokumentu jest pole "Numer pozycji księgowej". Podany tam numer jest wpisywany domyślnie dla nowego wiersza w dokumencie.

 

Wpisywanie/edycja pozycji wyposażenia w dokumencie

Ins - nowy pusty wiersz, zawsze na końcu

Shift-Ins - nowy wiersz na końcu, zawiera dane przepisane z wiersza bieżącego

Del - usunięcie wiersza.

 

Wpisywanie danych wyposażenia odbywa się w wierszu, w odpowiednich kolumnach.

Wymagane jest wpisanie nazwy wyposażenia jako pierwszej danej w wierszu.

Przy wpisywaniu danych można wykorzystać istniejące wyposażenie do przepisania danych (klawisz F3).

 

Dla danych słownikowych - wywołanie słownika przy pomocy klawiszy funkcyjnych lub przycisków w górnym panelu, badż z przycisków pojawiających się w danym polu po ustawieniu tam kursora. Analogicznie - usunąć daną pochodzacą ze słownika nalezy użyć odpowiedniego przycisku Czyść na górnym panelu lub w pola z daną, którą chcemy usunąć.

 

 

Zapamiętanie nowego dokumentu OTW/BOW

Zapamiętanie nowego dokumentu oznacza zapisanie dokumentu OTW/BOW do listy operacji oraz wpisanie do kartoteki wyposażenia pozycji ze wszystkich wierszy, w których była podana niepusta nazwa.

 

Każda pozycja wyposażenia otrzymuje numer ewidencyjny, jest to numer kolejny w kartotece wyposażenia (dokładniej: 1+nawyższy numer ewidencyjny występujacy dotychczas w kartotece).

 

Gdy sposób nadawania symbolu inwentarzowego ustawione na "automatycznie", to symbol inwentarzowy jest ustalony programowo wg aktualnego wzoru, z użyciem faktycznego numeru ewidencyjnego.

 

Dokument otrzymuje numer (jest to numer kolejny w ramach typu OTW/BOW i okresu obrotowego) oraz symbol zgodny z aktualnym wzorem.

 

 

Modyfikacja dokumentu OTW/BOW

 

Modyfikację dokumentu OTW/BOW można wywołać w menu:

Środki trwałe -> Wyposażenie-Dokumenty -> F6 Zmień

 

Przed wywołaniem funkcji Zmień należy ustawić kursor na wybranym dokumencie.

 

Przy modyfikacji dokumentu OTW/BOW można zmieniać dane w nagłówku dokumentu oraz modyfikować listę wyposażenia i dane w poszczególnych wierszach - analogicznie jak przy wprowadzaniu nowego dokumentu, z pewnymi ograniczeniami.

 

W przypadku modyfikacji dokumentu OTW/BOW są następujące ograniczenia:

Data dokumentu - możliwa zmiana daty jest w zakresie od daty zamknięcia ewidencji do minimum z dat dokumentów późniejszych dla każdej pozycji dokumentu. 

 

Usunięcie wiersza przy modyfikacji dokumentu OTW/BOW oznacza całkowite usunięcie wyposażenia z ewidencji.

Jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy dla tego wyposażenia nie ma żadnych późniejszych dokumentów.

 

Zmiana osoby odpowiedzialnej lub miejsca użytkowania - jest możliwa tylko, gdy dla tego wyposażenia nie ma żadnych późniejszych dokumentów.

 

Uwaga: Dane opisowe w kartotece wyposażenia są to faktycznie dane zawarte w dokumencie OTW/BOW. W menu Wyposażenie-Kartoteka i Wyposażenie-Wyszukiwanie jest funkcja do zmiany nazwy, grupy, wartości, symbolu inwentarzowego, daty nabycia i numeru pozycji ksiegowej - jest to rodzaj modyfikacji pozycji w dokumencie OTW/BOW.

 

 

Usuwanie dokumentu OTW/BOW

 

Usunięcie dokumentu OTW lub BOW można wywołać w menu:

Środki trwałe -> Wyposażenie-Dokumenty -> Del Usuń

 

Przed wywołaniem funkcji Usuń należy ustawić kursor na wybranym dokumencie

 

Program STW dopuszcza usunięcie dokumentu przyjecia tylko wtedy gdy OTW/BOW jest jedynym dokumentem dla każdej pozycji.

 

Usunięcie OTW/BOW oznacza całkowite usunięcie z ewidencji wszystkich pozycji wyposażenia z tego dokumentu.

Usuwane są wszystkie dane: z listy dokumentów usuwany jest dokument OTW/BOW, z kartoteki "znikają" wszystkie pozycje wyposażenia wprowadzone tym dokumentem.