Wystawiasz faktury, a księgowość prowadzi biuro rachunkowe?

Czy opłaca się mieć osobny program do faktur, jeśli księgowość prowadzę gdzie indziej?

Coraz więcej przedsiębiorców wystawia faktury samodzielnie – to wygodne i szybkie. Jednocześnie rozliczeniami zajmuje się biuro rachunkowe. I właśnie tutaj pojawia się pytanie: czy można to jakoś zgrać, by nie mnożyć pracy ani błędów? Można. A z odpowiednim programem to naprawdę proste.

Samodzielne fakturowanie to standard w małej firmie

Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, to naturalne, że chcesz mieć kontrolę nad sprzedażą i dokumentami. Wiele osób:

• wystawia faktury samodzielnie,
• a księgowość oddaje w ręce biura rachunkowego.

To dobre rozwiązanie, o ile masz świadomość, jak poprawnie przekazać dane księgowej. W przeciwnym razie zaczyna się kłopot:

• faktury przesyłane e-mailem jako PDF/zdjęcie (czyli ręczne księgowanie),
• niepełne lub nieczytelne dane,
• pomyłki w kwotach lub VAT,
• i przede wszystkim stracony czas po obu stronach.

Jak można przekazywać dane do księgowej?

Sposób zależy głównie od tego, na jakim programie pracujesz Ty, a na jakim księgowa.

Do dyspozycji są zazwyczaj trzy warianty:

• Plik PDF lub zdjęcie faktury – najprostsze, ale najmniej wygodne. Wszystko trzeba przepisać.
• JPK (np. JPK_FA, JPK_V7) – jednolity plik kontrolny o określonym przez MF schemacie. Należy tutaj zwrócić uwagę na właściwości programu, z którego rodzaju pliku JPK może pobrać dane.
• Eksport bufora danych XML – najwygodniejsze rozwiązanie, ale wymaga zgodności programów po obu stronach lub sposobu na konwersję danych.

A jeśli Twoja księgowa pracuje na programach FINKA?

Sprawa jest banalnie prosta.

Jeśli Ty wystawiasz faktury w programie Finka-FAKTURA (lub w module faktur w Finka-KPR czy Finka-MAGAZYN), a księgowa korzysta z Finka-KPR albo Finka-FK, to:

• wystawiasz faktury w swoim programie,
• zapisujesz plik z buforem danych (kilka kliknięć),
• wysyłasz go księgowej,
• a ona importuje wszystko bez przepisywania.

Działa to bezproblemowo, a oszczędność czasu i unikanie pomyłek robi dużą różnicę w codziennej pracy.

To rozwiązanie stosowane przez wiele biur rachunkowych, które obsługują klientów pracujących na programach FINKA.

A jeśli księgowa pracuje na innym programie?

Wciąż możesz wystawiać faktury np. w programie Finka-FAKTURA (lub Finka-KPR, Finka-MAGAZYN).

Warto jednak ustalić z księgową, jaki sposób przekazywania danych będzie najlepszy. Większość programów obsługuje import:

• z pliku JPK (Finka-FAKTURA generuje JPK_V7M, JPK_V7K, JPK_FA a do importu obsługuje JPK-V7),
• lub z dedykowanych plików bufora (FINKA również), choć tutaj potrzeba zgodności formatów.

Uwaga: na rynku nie ma jednego standardu wymiany danych między programami księgowymi.
Każdy producent stosuje własne schematy.

Schemat eksportu/importu danych XML w programach FINKA możesz znaleźć tutaj: Struktura pliku XML (PDF)

A może wystawiać faktury w programie księgowej?

Teoretycznie można, jeśli biuro rachunkowe udostępnia Ci dostęp online do swojego systemu. W praktyce jednak:

• nie masz kontroli nad danymi,
• zależysz od infrastruktury biura,
• a w przypadku zmiany księgowej tracisz dostęp.

Własny program do faktur daje Ci niezależność, historię sprzedaży, możliwość powtórnego wydruku i dostęp do danych bez względu na to, z kim współpracujesz.

Najważniejsze wnioski

• Możesz wystawiać faktury samodzielnie, nawet jeśli rozlicza Cię biuro.
• Najwygodniej, gdy Ty i księgowa pracujecie na programach FINKA, wtedy wymiana danych jest bezbłędna i szybka.
• Nawet jeśli nie, warto postawić na program, który umożliwia eksport danych w różnych formatach.
• Finka FAKTURA sprawdzi się idealnie w małych firmach, które chcą fakturować na własnych zasadach.