Instrukcja obsługi KSeF w programach FINKA.
(dotyczy środowiska DEMO i produkcyjnego)

b. Tokeny

Tokeny są ciągami znaków, które można wygenerować w serwisie KSeF-DEMO lub w MCU. Zawierają one zakodowane uprawnienia do KSeF i stanowią najprostszy sposób uwierzytelniania. Tokeny wpisuje się do programu FINKA metodą Kopiuj-Wklej. Miejsca na wpisanie tokenów wygenerowanych w KSeF demo lub w wersji produkcyjnej.

Po wpisaniu tokena nie można go edytować. Jeśli zgubimy lub zapomnimy token należy wygenerować nowy token i wpisać go ponownie w programie.
W programie FINKA-KPR oraz FAKTURA są osobne miejsca na tokeny dotyczące wysyłania i pobierania faktur z KSeF. W przypadku gdy token zawiera uprawienia do wysyłania i przeglądania faktur ten sam token należy wpisać w obu polach.
PAMIĘTAJ
Po wygenerowaniu tokena od razu skopiuj go do bezpiecznej lokalizacji. Po wygenerowaniu tokena i zamknięciu okna w MCU lub w Demo Aplikacji Podatnika 2.0 nie można odczytać wartości tokena ponownie. Trzeba go unieważnić i ponownie wygenerować.

c. Certyfikat KSeF do druku dokumentów OFFLINE.

Jeśli wygenerowaliśmy w Demo Aplikacji Podatnika 2.0 lub w MCU certyfikaty OFFLINE (określenie w MCU lub KSEF-DEMO: “Podpis linku do weryfikacji wystawcy”) w postaci plików *.crt oraz *.key możemy je wczytać do programów FINKA. Certyfikaty OFFLINE są niezbędne do drukowania faktury przeznaczonej do wysłania do KSeF, lecz jeszcze nie wysłanej. Może to być decyzja użytkownika (fakturę należy wysłać najpóźniej w kolejnym dniu roboczym), może też być potrzebne w przypadku awarii systemu KSeF lub awarii Internetu u wysyłającego faktury. Certyfikaty OFFLINE służą do weryfikacji danych wystawcy w przypadku gdy faktura nie została wysłana do KSeF i nie otrzymała numeru KSeF.

Aby zapisać w programie FINKA certyfikat OFFLINE wczytaj pobrane wcześniej z MCU lub Aplikacji Podatnika 2.0 – demo pliki: w polu „Certyfikat” wskaż plik z rozszerzeniem *.crt, a w polu „Klucz prywatny” plik z rozszerzeniem *.key. Kliknij przycisk „Zatwierdź”.

W kolejnym kroku podaj hasło jakie nadałeś w trakcie tworzenia certyfikatu OFFLINE (linku do weryfikacji wystawcy) w MCU lub Aplikacji Podatnika 2.0 – demo

i wciśnij przycisk „Zatwierdź”.
Po wciśnięciu przycisku Zapisz (F5) certyfikat OFFLINE został zapamiętany w programie.

UWAGA
Wpisanie certyfikatu OFFLINE jest wymagane do wydrukowania faktur sprzedaży, które nie zostały wysłane do KSeF i nie posiadają nadanego numeru KSeF.

d. Dodatkowe informacje (przy wysyłce do faktur do KSeF)

W tej sekcji może uzupełnić takie dane jak:

1. Status podatnika
   • w likwidacji
   • w trakcie postępowania restrukturyzacyjnego
   • w upadłości
   • w spadku
2. Zwolnienie z VAT (dotyczy firm zwolnionych z VAT)
   • Zwolnienie – przepis ustawy lub rozporządzenia
   • Zwolnienie – dyrektywa UE
   • Zwolnienie – inna podstawa
3. Podstawa zwolnienia
   Miejsce na wpisanie podstawy zwolnienia z punku 2
4. Numer EORI

6. Generowanie certyfikatów PFX do autoryzacji w KSeF

Ze względu na to, że certyfikaty do autoryzacji generowane w MCU lub Aplikacji Podatnika 2.0 – demo są dostarczane w postaci 2 plików *.crt oraz *.key, aby ułatwić życie naszym Klientom dodaliśmy opcję łączenia tych 2 plików w jeden certyfikat z rozszerzeniem *.pfx, który w łatwy sposób zarejestrujesz w systemie Windows.
Aby wygenerować certyfikat *.pfx wejdź w menu KSeF -> Generowanie certyfikatu KSeF w postaci PFX.
W polu Certyfikat wskaż plik z rozszerzeniem *.crt
W polu Klucz prywatny wskaż plik z rozszerzeniem *.key
Kliknij przycisk Generuj i zapisz.

Podaj hasło jakie nadałeś w trakcie generowanie certyfikatu i kliknij zatwierdź.

Wygenerowany certyfikat zapisz w dogodnej dla siebie lokalizacji.

Po zapisaniu znajdź zapisany certyfikat *.pfx i kliknij go dwukrotnie.
Pojawi się okno rejestracji certyfikatu w systemie Windows.

Postępuj zgodnie z działaniem kreatora.
W kroku gdzie trzeba podać hasło do certyfikatu wpisz hasło takie jakie podawałeś przy tworzeniu certyfikatu *.pfx.

Certyfikat umieść koniecznie w zasobie OSOBISTY.
Po tej operacji, w trakcie uwierzytelniania się w KSeF w programach FINKA, będzie można wybrać certyfikat uwierzytelniający KSeF.

UWAGA
Certyfikat do wersji demo generujemy tutaj Aplikacja podatnika KSeF 2.0 wersja DEMO
Certyfikat DEMO ma oznaczenie TEST CCC KSeF jak na poniższym screenie

Certyfikat do wersji produkcyjnej generujemy tutaj Aplikacja podatnika KSeF 2.0 wersja produkcyjna
Produkcyjny ma oznaczenie CCC KSeF jak na poniższym screenie

7. Uwierzytelnienie w KSeF w programach FINKA

Aby wysłać lub pobrać faktury z KSeF koniecznie musisz się najpierw uwierzytelnić. Jeśli tego nie zrobisz nie wyślesz ani nie pobierzesz faktur z KSeF.

W programach FINKA na górze okna do pracy z KSeF zobaczysz przycisk „Uwierzytelnij”.

Jeśli wcześniej nie wybrałeś metody uwierzytelnienia po kliknięciu przycisku „Uwierzytelnij” zobaczysz komunikat aby przejść do menu KSeF->Tryb uwierzytelniania w KSeF

Przejdź do tego punktu menu i wybierz preferowany przez siebie sposób uwierzytelniania. Wykonacie tego opisujemy w punkcie 7 instrukcji.

Po jego kliknięciu zobaczysz możliwe metody uwierzytelnienia:

1. Za pomocą Podpisu Kwalifikowanego lub Certyfikatu KSeF
   Możemy tu użyć swojego certyfikatu kwalifikowanego lub certyfikatu wygenerowanego w MCU lub Aplikacji Podatnika 2.0 – demo w postaci pfx uzyskanego jak w opisie w pkt 4.
2. Za pomocą Profilu Zaufanego
3. Za pomocą Tokena Autoryzacyjnego

Uwierzytelnianie jest dostępne w punktach menu:
Dokumenty handlowe -> Dokumenty sprzedaży

Dokumenty handlowe -> Zaliczki

Dokumenty handlowe -> Faktury VAT marża

KSeF -> Wysyłanie faktur sprzedaży do KSeF

KSeF -> Import faktur zakupu z KSeF

KSeF -> Import faktur sprzedaży z KSeF

Przed wysłaniem lub pobraniem faktur konieczne jest uwierzytelnienie za pomocą przycisku Uwierzytelnij. Bez uwierzytelnienia wysyłanie czy pobranie faktur z KSeF nie będzie możliwe.

Jeśli uwierzytelnienie przebiegnie pomyślnie status autoryzacji powinien wyglądać następująco:

8. Wybór domyślnego sposobu uwierzytelniania

Jeśli za każdym razem nie chcesz wybierać sposobu uwierzytelniania możesz wybrać domyślny sposób w jaki będzie autoryzował się w KSeF z programów FINKA.

Wejdź w menu KSeF -> Tryb uwierzytelniania w KSeF

Wybierz sposób uwierzytelniania jaki jest dla Ciebie najwygodniejszy:

1. 1. Nieokreślony – ten sposób nie może pozostać jako domyślny
   2. Za pomocą Podpisu Kwalifikowanego lub Certyfikatu KSeF
   3. Za pomocą Profilu Zaufanego
   4. Za pomocą Tokena Autoryzacyjnego
   5. Wybierz przy podpisywaniu – przy tym sposobie podczas autoryzacji będzie wyświetlała się lista z dostępnymi sposobami b, c oraz d

i zapisz swój wybór.
Od tej pory przy Uwierzytelnianiu będziesz korzystał z domyślnej metody wybranej przez Ciebie

9. Wystawianie faktur i wysyłka do KSeF

Samo wystawianie faktur nie zmieni się w stosunku tego co obowiązywało przed KSeF 2.0.
Wysyłkę faktur możesz zrealizować na kilka sposobów:
– Po zakończeniu redagowania faktury masz możliwość jej zapisania i wysłania za pomocą przycisku „Zapisz i wyślij”
– Po zapisaniu faktury masz możliwość jej wysyłki z listy wystawionych dokumentów handlowych wybierając „Opcje(F12) -> Wyślij do KSeF”
– Zbiorczo po wystawieniu kilku faktur z menu „KSeF -> Wysyłanie faktur sprzedaży do KSeF”. Zaznacz faktury, które chcesz wysłać i wyślij je za pomocą przycisku „Podpisz i wyślij”

Odbiór UPO wysłanych do KSeF dokumentów można wykonać z menu „KSeF -> Wysyłanie faktur sprzedaży do KSeF” z zakładki „Potwierdzenia”.
Numer KSeF wyświetli się dopiero po odebraniu UPO z powyższego miejsca.

Pamiętaj aby przed wysyłką Uwierzytelnić się w KSeF. Bez tego wysłanie faktur nie będzie możliwe.

UWAGA
W przypadku wysyłki faktur na serwery DEMO Ministerstwa Finansów obowiązują limity wysyłanych faktur:
10 faktur/ sekundę
20 faktur/ minutę

60 faktur/ godzinę
W przypadku przekroczenia limitu programy Finka przy próbie wysyłki kolejnych faktur poinformują odpowiednim komunikatem.

10. Import faktur sprzedaży z KSeF

a. Pobieranie bezpośrednio z KSeF

Faktury sprzedaży możemy pobrać bezpośrednio z KSeF jeśli posiadamy odpowiednie uprawnienia do przeglądania faktur nadane w MCU lub przypadku testowania KSeF w wersje przedprodukcyjnej DEMO -Aplikacji Podatnika 2.0 (DEMO).
Aby pobrać faktury bezpośrednio z KSeF należy:

1. Wejść w menu
2. Dokonać autoryzacji na górze okna za pomocą przycisku Uwierzytelnij
3. Wybrać przycisk Pobierz (INS) -> Pobierz z systemu KSeF
4. Wybieramy okres z jakiego mają zostać pobrane faktury
5. Pojawi się komunikat o ilości pobranych dokumentów
6. Następnie dla zaimportowanych dokumentów możemy przypisać odpowiedni schemat księgowania
7. Księgujemy dokumenty za pomocą przycisku Księgowanie (F5)

UWAGA
W przypadku pobierania faktur z serwera DEMO Ministerstwa Finansów obowiązują limity odbieranych faktur:
8 faktur/ sekundę
16 faktur/ minutę

64 faktur/ godzinę
W przypadku przekroczenia limitu programy FINKA przy próbie pobrania kolejnych faktur poinformują odpowiednim komunikatem.

↥ Powrót do spisu treści

b. Pobieranie z pliku XML/zip

Po pobraniu lub otrzymaniu faktur z KSeF w postaci pojedynczych plików XML lub paczki plików XML w formacie ZIP można je wczytać do programu.
Aby to zrobić należy:

1. Wejść w menu KSeF -> Import faktur sprzedaży z KSeF
2. Wybrać przycisk Pobierz (INS), a następnie Wczytaj z pliku xml/zip
3. Wskazujemy otrzymane pliki xml lub plik zip zawierający faktury z KSeF
4. Jeśli wszystko jest prawidłowo otrzymamy komunikat o ilości zaimportowanych dokumentów.
5. Następnie dla zaimportowanych dokumentów możemy przypisać odpowiedni schemat księgowania
6. Księgujemy dokumenty za pomocą przycisku Księgowanie (F5)

11. Import faktur zakupu z KSeF

a. Pobieranie bezpośrednio z KSeF

Faktury zakupu możemy pobrać bezpośrednio z KSeF jeśli posiadamy odpowiednie uprawnienia do przeglądania faktur nadane w MCU lub przypadku testowania KSeF w wersje przedprodukcyjnej DEMO -Aplikacji Podatnika 2.0 (DEMO).
Aby pobrać faktury bezpośrednio z KSeF należy:

1. Wejść w menu KSeF -> Import faktur sprzedaży z KSeF</emi
2. Dokonać autoryzacji na górze okna za pomocą przycisku Uwierzytelnij
3. Wybrać przycisk
4. Wybieramy okres z jakiego mają zostać pobrane faktury
5. Pojawi się komunikat o ilości pobranych dokumentów
6. Następnie dla zaimportowanych dokumentów możemy przypisać odpowiedni schemat księgowania
7. Księgujemy dokumenty za pomocą przycisku Księgowanie (F5)

UWAGA
W przypadku pobierania faktur z serwera DEMO Ministerstwa Finansów obowiązują limity odbieranych faktur:
8 faktur/ sekundę
16 faktur/ minutę

64 faktur/ godzinę
W przypadku przekroczenia limitu programy FINKA przy próbie pobrania kolejnych faktur poinformują odpowiednim komunikatem.

↥ Powrót do spisu treści

b. Pobieranie z pliku XML/zip

Po pobraniu lub otrzymaniu faktur z KSeF w postaci pojedynczych plików XML lub paczki plików XML w formacie ZIP można je wczytać do programu.
Aby to zrobić należy:

1. Wejść w menu KSeF -> Import faktur sprzedaży z KSeF
2. Wybrać przycisk Pobierz (INS), a następnie Wczytaj z pliku xml/zip
3. Wskazujemy otrzymane pliki xml lub plik zip zawierający faktury z KSeF
4. Jeśli wszystko jest prawidłowo otrzymamy komunikat o ilości zaimportowanych dokumentów.
5. Następnie dla zaimportowanych dokumentów możemy przypisać odpowiedni schemat księgowania
6. Księgujemy dokumenty za pomocą przycisku Księgowanie (F5)

12. Księgowanie faktur zaimportowanych z KSeF w FINKA-KPR na podstawie faktur zakupu

Po zaimportowaniu dokumentów z KSeF możemy je zaksięgować korzystając ze schematów księgowań. Przy pierwszym uruchomieniu program wyświetli okno

Po kliknięciu OK pojawi się okno do wyboru domyślnych schematów dla transakcji

Jak widać dla transakcji „Zakup krajowy” zarówno w PLN jak i dewizie nie wybrano żadnego schematu domyślnego.

Będąc ustawionym na transakcji zakup krajowy w PLN klikamy przycisk „Dodaj lub wybierz”.
Jeśli nie mamy żadnych schematów pojawi nam się okienko do zdefiniowania schematu:

Nadajemy nazwę schematowi i ustawiamy jego parametry z dostępnych opcji na ekranie.
Po ustawieniu wszystkich parametrów klikamy Zapisz (F5).
Pojawi się nam komunikat:

Przy wyborze Tak zdefiniowany schemat zostanie przypisany jako domyślny dla wskazanego rodzaju transakcji.
Przy wyborze nie schemat zostanie dodany do listy schematów.

W przypadku gdy w programie istnieją już schematy księgowań będzie można przypisać istniejący schemat z dostępnych na liście

Czynności powtarzamy do momentu wskazania schematów księgowań do wszystkich transakcji, które nie mają domyślnego schematu.
W kolejnych importach program będzie pamiętał nasz wybór.
Okno zdefiniowania domyślnego schematu dla transakcji pojawi się wtedy, gdy zostanie zaimportowany dokument, z transakcją, która jeszcze nie była używana w trakcie importu z KSeF.

a. Drukowanie/wizualizacja faktury pobranej z KSeF

Przycisk Pokaż/Drukuj(F9) umożliwia wizualizację faktur w formie czytelnej dla użytkownika

b. Tryb księgowania

Umożliwia nieksięgowanie faktury, która została wprowadzona ręcznie lub pominięcie faktury do księgowania.
Faktury taki otrzymają w kolumnie Schemat informacje

c. Kontrahent

Jeśli kontrahenci z dokumentów pobranych z KSeF są oznaczeni jako nowi

Program poprosi o pobranie ich w GUS lub VIES. Jest to zalecane choćby z uwagi na adresy kontrahentów: w KSeF adres zapisany jest “jednym ciągiem” i nie ma struktury “ulica, nr, lok, pod pocztowy, miejscowość” używanej w programach FINKA.
W przypadku kontrahentów niejednoznacznych, np. firmy o tym samym NIP, można skorzystać z opcji Wybierz/zmień kontrahenta FINKA
Dodatkowo program umożliwia wprowadzenie całkiem nowego kontrahenta.

d. Schemat

Umożliwia zmianę schematu księgowego dla dokumentu z KSeF
Z tego miejsca możemy dla dokumentu zmienić schemat:
– dla dokumentu
– dla kontrahenta
– dla rodzaju transakcji – w przypadku zmiany tej opcji dla danego rodzaju transakcji zostanie zmieniony schemat dla wszystkich dokumentów z wybranym rodzajem transakcji.

UWAGA: schemat przypisany “dla kontrahenta” lub “dla rodzaju transakcji” dotyczy zarówno faktur już pobranych, lecz jeszcze nie zaksięgowanych, jak i przyszłych faktur, jakie przyjdą jeszcze z KSeF.

e. Parametry

Umożliwia zdefiniowanie parametrów księgowania

f. Księgowanie

Umożliwia zaksięgowanie wybranych faktur lub wszystkich faktur niezaksięgowanych.
W przypadku gdy kontrahenta nie ma liście kontraktów w programie FINKA program poprosi o sprawdzenie ich w GUS lub VIES.
Jeśli księgowanie przebiegnie prawidłowo pojawi się odpowiedni komunikat oraz dokumenty otrzymają numery ewidencji VAT i KPR.

g. Dokumenty usunięte

Jeśli dokument został usunięty z ewidencji VAT lub KPR można go mimo wszystko ponownie zaksięgować.
Należy za pomocą przycisku Tryb księgowania wybrać opcję Przywróć możliwość zaksięgowania.
Po tej operacji można ponownie dokonać księgowania dokumentu.

13. Księgowanie faktur zaimportowanych z KSeF w FINKA-FK na podstawie faktur zakupu

Po zaimportowaniu dokumentów z KSeF możemy je zaksięgować korzystając ze schematów księgowań. Przy pierwszym uruchomieniu program wyświetli okno

Po kliknięciu OK pojawi się okno do wyboru domyślnych schematów dla transakcji.

Jak widać dla transakcji „Zakup krajowy” zarówno w PLN jak i dewizie nie wybrano żadnego schematu domyślnego.
Będąc ustawionym na transakcji zakup krajowy w PLN klikamy przycisk „Dodaj lub wybierz”.
Jeśli nie mamy żadnych schematów pojawi nam się okienko do zdefiniowania schematu:

Nadajemy nazwę schematowi i ustawiamy jego parametry z dostępnych opcji na ekranie.
Po ustawieniu wszystkich parametrów klikamy Zapisz (F5).
Pojawi się nam komunikat:

Przy wyborze Tak zdefiniowany schemat zostanie przypisany jako domyślny dla wskazanego rodzaju transakcji.
Przy wyborze nie schemat zostanie dodany do listy schematów.

W przypadku gdy w programie istnieją już schematy księgowań będzie można przypisać istniejący schemat z dostępnych na liście

Czynności powtarzamy do momentu wskazania schematów księgowań do wszystkich transakcji, które nie mają domyślnego schematu.
W kolejnych importach program będzie pamiętał nasz wybór.
Okno zdefiniowania domyślnego schematu dla transakcji pojawi się wtedy, gdy zostanie zaimportowany dokument z transakcją, która jeszcze nie była używana w trakcie importu z KSeF.

a. Drukowanie/wizualizacja faktury pobranej z KSeF

Przycisk Pokaż/Drukuj(F9) umożliwia wizualizację faktur w formie czytelnej dla użytkownika

b. Tryb księgowania

Umożliwia nieksięgowanie faktury, która została wprowadzona ręcznie lub pominięcie faktury do księgowania.
Faktury taki otrzymają w kolumnie Schemat informacje

c. Kontrahent

Jeśli kontrahenci z dokumentów pobranych z KSeF są oznaczeni jako nowi

Program poprosi o pobranie ich w GUS lub VIES. Jest to zalecane choćby z uwagi na adresy kontrahentów: w KSeF adres zapisany jest “jednym ciągiem” i nie ma struktury “ulica, nr, lok, pod pocztowy, miejscowość” używanej w programach FINKA.
W przypadku kontrahentów niejednoznacznych, np. firmy o tym samym NIP, można skorzystać z opcji Wybierz/zmień kontrahenta FINKA
Dodatkowo program umożliwia wprowadzenie całkiem nowego kontrahenta.

d. Schemat

Umożliwia zmianę schematu księgowego dla dokumentu z KSeF
Z tego miejsca możemy dla dokumentu zmienić schemat:
– dla dokumentu
– dla kontrahenta
– dla rodzaju transakcji – w przypadku zmiany tej opcji dla danego rodzaju transakcji zostanie zmieniony schemat dla wszystkich dokumentów z wybranym rodzajem transakcji.

Uwaga: schemat przypisany “dla kontrahenta” lub “dla rodzaju transakcji” dotyczy zarówno faktur już pobranych, lecz jeszcze nie zaksięgowanych, jak i przyszłych faktur, jakie przyjdą jeszcze z KSeF.

e. Konto

Umożliwia wybranie konta księgowego dla kontrahenta/dla kwoty brutto.

f. Parametry

Umożliwia ustawienie parametrów księgowania

g. Księgowanie

Umożliwia zaksięgowanie wybranych faktur lub wszystkich faktur niezaksięgowanych.
W przypadku gdy kontrahenta nie ma na liście kontaktów w programie FINKA program poprosi o sprawdzenie ich w GUS lub VIES.
Jeśli księgowanie przebiegnie prawidłowo pojawi się odpowiedni komunikat oraz dokumenty otrzymają numery ewidencji VAT i KG.

h. Dokumenty usunięte

Jeśli dokument został usunięty z ewidencji VAT lub listy KG można go mimo wszystko ponownie zaksięgować.
Należy za pomocą przycisku Tryb księgowania wybrać opcję Przywróć możliwość zaksięgowania.
Po tej operacji można ponownie dokonać księgowania dokumentu.

14. Statusy KSeF w ewidencji VAT

Status KSeF w ewidencji VAT:
– jest dostępny dla dokumentów z datą VAT od 01.02.2026 (pierwsze złożenie za luty 2026 -> w marcu),
– wcześniejsze dokumenty nie pokazują listy statusów.
Status w VAT:
– jest ustawiany automatycznie na podstawie statusu faktury,
– nie wymaga ręcznej edycji przez użytkownika.
Zależności statusów:
– C -> OFF – faktura poza KSeF,
– N -> BFK – faktura w buforze KSeF,
– po wysyłce -> status aktualizowany automatycznie.
Statusy są:
– uwzględniane w JPK VAT,
– obsługiwane w buforze, operacjach seryjnych, importach.

15. Komunikacja Firma < – > Biuro rachunkowe

W opublikowanym artykule:
KSeF 2.0 – wersja DEMO i komunikacja – FINKA Programy księgowe, kadrowo-płacowe
opisujemy planowany moduł komunikacji w ramach programów FINKA, który ma usprawnić wymianę informacji i pracę z dokumentami KSeF pomiędzy Użytkownikami systemu.
Rozwiązanie to jest aktualnie w fazie przygotowań technicznych i testów. O jego udostępnieniu oraz dokładnym zakresie funkcjonalnym będziemy informować na bieżąco – poprzez komunikaty w programach FINKA oraz informacje publikowane na naszej stronie internetowej (Opis zmian/Blog).