„Moduł komunikacji Przedsiębiorca <-> Biuro rachunkowe” w programach FINKA

Wraz z uruchomieniem Krajowego Systemu e-Faktur zmienia się nie tylko sposób wystawiania i odbierania faktur, ale także codzienna współpraca przedsiębiorców z biurami rachunkowymi.
Faktury coraz częściej trafiają bezpośrednio do systemu KSeF, a księgowość może pobierać je niezależnie od przedsiębiorcy, co w praktyce oznacza potrzebę sprawniejszej wymiany dodatkowych informacji dotyczących dokumentów.

W odpowiedzi na te zmiany wraz z aktualizacją programów FINKA (od wersji: Finka-FK 19.2, Finka-KPR 17.2, Finka-FAKTURA 19.2 oraz Finka-MAGAZYN 9.2) został wprowadzony „Moduł komunikacji Przedsiębiorca <-> Biuro rachunkowe”, który umożliwia przekazywanie wiadomości, komentarzy i opisów bezpośrednio przy fakturach pobranych z KSeF – zarówno po stronie przedsiębiorcy, jak i księgowości.

Wiadomości do faktur z KSeF są udostępnione jako dodatkowe autorskie narzędzie do programów FINKA stworzone przez TIK-SOFT.
Nie jest to narzędzie udostępnione przez Ministerstwo Finansów.

Wraz z Państwa sugestiami będziemy na bieżąco rozwijali moduł.

Zgodnie z wcześniejszymi informacjami pierwsze wersje Modułu będą udostępniane bezpłatnie.
W miarę rozwoju za Moduł będą pobierane opłaty, o których poinformujemy z odpowiednim wyprzedzeniem w osobnych komunikatach.

Wszelkie problemy z działaniem narzędzia prosimy zgłaszać bezpośrednio do naszego Działu Obsługi Klienta drogą mailową na adres: finka@finka.pl.

Wszelkie sugestie do programów prosimy zgłaszać poprzez opcje „Zgłoś sugestię” dostępną z głównego menu programów FINKA.

W skrócie

  • Moduł komunikacji Przedsiębiorca <-> Biuro rachunkowe służy wyłącznie do wymiany informacji dotyczących faktur pobranych z KSeF.
  • Nie zastępuje programu księgowego ani systemu KSeF.
  • Obie strony muszą korzystać z programów FINKA posiadających obsługę KSeF.
  • Aktywacja komunikacji wymaga wymiany i zapisania tokenu pomiędzy stronami. Token generowany jest przez biuro rachunkowe.
  • Komentarze przypisane są do konkretnej faktury – nie jest to ogólny komunikator.
  • Brak widoczności dokumentów najczęściej wynika z braku odpowiednich uprawnień w KSeF.
  • Moduł będzie rozwijany i udoskonalany w oparciu o doświadczenia użytkowników oraz zgłaszane sugestie.

1. Dostępność modułu

Moduł zarówno dla Księgowych jak i Przedsiębiorców będzie dostępny w programach:

  • FINKA-FK
  • FINKA-KPR
  • FINKA-FAKTURA
  • FINKA-MAGAZYN

Wraz z rozwojem modułu umożliwimy działanie modułu dla Przedsiębiorców poza programami FINKA.
Moduł komunikacji Przedsiębiorca <-> Biuro rachunkowe dostępny jest w punktach menu:

  • KSeF -> Import faktur zakupu z KSeF
  • KSeF -> Import faktur sprzedaży z KSeF

2. Pierwsza konfiguracja

Jest to ważny punkt, który „wiążę” przedsiębiorcę z księgowością. Nie wykonanie tego punktu uniemożliwi poprawną pracę i wymianę informacji między Przedsiębiorcą a księgową/księgowym.

↥ Powrót do spisu treści

a. Jesteś księgową/księgowym? Wygeneruj „Token dostępu do komunikacji biuro <-> klient” dla swoich klientów.

Na liście firm w lewym menu przejdź do punktu „Konfiguracja systemu -> Parametry połączenia (1)”
Na dole okna dostępna jest sekcja „Token dostępu do komunikacji biuro – klient (2)”
Za pomocą przycisku „Generuj (3)” generujemy token dla klientów.
Przycisk “Zapisz (4)” służy do zapisania tokenu wygenerowanego na innym stanowisku dla danej licencji programu FINKA aby nie zaburzyć komunikacji.
Token jest wspólny dla wszystkich klientów obsługiwanych w programach FINKA.

Klikając prawym przyciskiem myszy na wygenerowanym „Tokenie dostępu do komunikacji biuro – klient” możemy go skopiować za pomocą opcji „kopiuj”

Tak wygenerowany i skopiowany „Token dostępu do komunikacji biuro – klient” możemy przekazać za pomocą wiadomości e-mail do naszego klienta.
Opcja generowania tokenu dostępna jest tylko w programach FINKA-FK oraz FINKA-KPR

↥ Powrót do spisu treści

b. Jesteś przedsiębiorcą? Wpisz „Token dostępu do komunikacji biuro – klient” otrzymany od księgowej/księgowego.

Na liście firm w lewym menu przejdź do punktu „Konfiguracja systemu -> Parametry połączenia (1)”
Na dole okna dostępna jest sekcja „Token dostępu do komunikacji biuro – klient (2)”
Wklej otrzymany od księgowej/księgowego token

Kliknij przycisk „Zapisz (3)” w celu zapamiętania otrzymanego tokenu

↥ Powrót do spisu treści

3. Korzystanie z Modułu komunikacji Przedsiębiorca <-> Biuro rachunkowe

Korzystanie z modułu dostępne jest w programach FINKA w menu:

  • KSeF -> Import faktur zakupu z KSeF
  • KSeF -> Import faktur sprzedaży z KSeF

↥ Powrót do spisu treści

a. Jesteś Przedsiębiorcą? Opisz swoje faktury.

Aby dodać wiadomość/komentarz/opis do faktury najpierw uwierzytelnij się a następnie pobierz swoje faktury z KSeF.
Jeśli chcesz dodać wiadomość/komentarz/opis do faktury kliknij przycisk „Komentarz”.
Pojawi się okno do wpisania wiadomości/komentarza/opisu do faktury dla księgowej. Wpisz wiadomość/komentarz/opis do faktury w polu „Nowa wiadomość (1)” i wyślij go za pomocą przycisku „Wyślij (2)”.

Po wysłaniu wiadomości przy fakturze w kolumnie „@” pojawi się ikona otwartej koperty .
Jeśli po wejściu w menu:

  • KSeF -> Import faktur zakupu z KSeF
  • KSeF -> Import faktur sprzedaży z KSeF

Zobaczysz ikonę oznacza to, że otrzymałeś od swojej księgowej/księgowego odpowiedź na swoją wiadomość/komentarz/opis do faktury.
Kliknij w ikonę lub przycisk „Komentarz” aby zobaczyć wiadomość/komentarz/opis do faktury.
Możesz oczywiście odpowiedzieć na otrzymaną wiadomość. Po wysłaniu wiadomości ikona zmieni się ponownie na .

↥ Powrót do spisu treści

b. Jesteś księgową/księgowym? Zobacz wiadomości/komentarze/opisy do faktur swoich klientów.

Aby zobaczyć wiadomości/komentarze/opisy do faktur klienta najpierw uwierzytelnij się a następnie pobierz faktury klienta z KSeF.

Jeśli dana faktura ma w kolumnie „@” ikonę oznacza, że faktura ma nowy opis.
Kliknij w ikonę aby zobaczyć wiadomość/komentarz/opis do faktury.
Jeśli informację są wystarczające możesz zamknąć okno. Jeśli potrzebujesz dodatkowych wyjaśnień wpisz swoją wiadomość do Przedsiębiorcy.
Po wysłaniu wiadomości ikona w kolumnie „@” zmieni się na .

↥ Powrót do spisu treści

Obecna wersja modułu stanowi pierwszy etap jego rozwoju. Sugestie dotyczące funkcjonalności można przekazywać poprzez opcję „Zgłoś sugestię” w głównym menu programów FINKA.
O kolejnych możliwościach modułu będziemy informować w osobnych komunikatach.