Sprawdź, jak radzić sobie z limitami KSeF w codziennej pracy?
Limity KSeF – jak pobierać faktury bez blokad w programach FINKA?
W ostatnim czasie coraz częściej pojawiają się pytania o limity pobierania faktur z KSeF. Nic dziwnego – przy większej liczbie dokumentów temat zaczyna być odczuwalny w codziennej pracy.
Na początek najważniejsze: nie jest to ograniczenie programów FINKA, tylko sposób działania samego KSeF.
Skąd biorą się limity?
Krajowy System e-Faktur wprowadza techniczne ograniczenia liczby zapytań (tzw. limity API). W praktyce oznacza to, że w krótkim czasie można pobrać tylko określoną liczbę faktur.
Efekt jest prosty:
- przy mniejszej liczbie dokumentów wszystko działa płynnie,
- przy większej liczbie system może chwilowo wstrzymać pobieranie albo zwrócić komunikat o przekroczeniu limitu.
To mechanizm po stronie KSeF, który ma zabezpieczyć system przed przeciążeniem.
Jak rozwiązujemy to w programach FINKA?
W odpowiedzi na sposób działania KSeF wprowadziliśmy dwa tryby pobierania faktur.
Rozwiązanie dostępne jest od wersji:
- Finka-FK 19.5,
- Finka-KPR 17.5,
- Finka-FAKTURA 19.5,
- Finka-MAGAZYN 9.5.
1. Tryb: Pobierz z systemu KSeF z limitami (natychmiastowe)
To sposób, który funkcjonował od początku:
- faktury pobierane są na bieżąco, pojedynczo,
- działa szybko przy mniejszej liczbie dokumentów,
- podlega limitom KSeF (np. 16 faktur na minutę, 64 na godzinę).
Ten tryb sprawdza się najlepiej w codziennej pracy, przy regularnym pobieraniu faktur.
2. Tryb: Pobierz z systemu KSeF bez limitów (z opóźnieniem)
Ten tryb działa inaczej:
- program wysyła do KSeF zapytanie o przygotowanie paczki faktur,
- KSeF przygotowuje dane i udostępnia je po chwili,
- program pobiera gotową paczkę zamiast pojedynczych dokumentów.
W większości przypadków operacja trwa kilka sekund. Jeśli przygotowanie danych się wydłuży, pojawi się odpowiedni komunikat, a paczkę można pobrać później z poziomu opcji „Sprawdź paczkę”.
Tryb ten sprawdza się przy większych okresach, zaległościach lub jednorazowym pobieraniu większej liczby dokumentów.
W skrócie:
- tryb: Pobierz z systemu KSeF z limitami (natychmiastowe) – szybki, ale ograniczony limitami,
- tryb: Pobierz z systemu KSeF bez limitów (z opóźnieniem) – przeznaczony do większej liczby dokumentów, kosztem nieco dłuższego czasu oczekiwania.
Brak dodatkowych opłat
W programach FINKA pobieranie faktur z KSeF nie wiąże się z żadnymi dodatkowymi kosztami.
Nie ma pakietów, tokenów ani dopłat za większą liczbę dokumentów. Funkcjonalność dostępna jest w ramach programu.
A co z księgowaniem faktur?
Pobrane dokumenty można automatycznie zaksięgować, z możliwością weryfikacji danych przed zapisem.
W praktyce oznacza to:
- dane z KSeF trafiają bezpośrednio do ewidencji VAT oraz odpowiednio do KPiR, ryczałtu lub księgi handlowej (FK),
- ograniczone zostaje ręczne wprowadzanie dokumentów,
- praca przy większej liczbie faktur jest wyraźnie szybsza.
Jak wygląda integracja KSeF w programach FINKA?
Zakres funkcji zależy od programu:
- pobieranie oraz wizualizacja faktur,
- automatyczne księgowanie faktur pobranych z KSeF.
- wystawianie i wysyłka faktur sprzedaży,
- pobieranie i wizualizacja faktur sprzedaży i zakupu,
- automatyczne księgowanie faktur pobranych z KSeF.
- wystawianie, wysyłka, pobieranie oraz wizualizacja faktur sprzedaży i zakupu.
- wystawianie, wysyłka, pobieranie oraz wizualizacja faktur sprzedaży i zakupu.
Podsumowując
Limity pobierania faktur wynikają z działania KSeF i dotyczą wszystkich systemów na rynku.
W programach FINKA wprowadzono dwa tryby pobierania, które pozwalają dostosować sposób pracy do liczby dokumentów – od bieżącej obsługi po większe zakresy danych.
Dodatkowo pobrane faktury mogą być sprawnie księgowane, bez konieczności ręcznego przepisywania danych, a sama funkcjonalność nie generuje żadnych dodatkowych kosztów.