Programy FINKA są zintegrowane z KSeF

Od 1 lutego 2026 roku Krajowy System e-Faktur (KSeF) przestaje być wyłącznie tematem testów i przygotowań. Dla części firm staje się obowiązkowym sposobem obsługi faktur, a dla pozostałych – realnym elementem codziennej pracy z dokumentami.

Poniżej porządkujemy najważniejsze informacje:

• kogo dokładnie dotyczy obowiązek od 1 lutego?
• kto wejdzie do KSeF w kolejnym etapie?
• dlaczego w praktyce KSeF dotyczy już teraz niemal wszystkich firm?
• oraz jak wygląda przygotowanie do pracy w wersji produkcyjnej w programach FINKA?

Od 1 lutego 2026 r. obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmuje podatników VAT, których:
wartość sprzedaży (wraz z podatkiem VAT) w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł.

Są to przede wszystkim:

• duże przedsiębiorstwa,
• spółki o wysokich obrotach,
• firmy obsługujące szeroką sieć kontrahentów.

Dla tych podmiotów KSeF od 1 lutego staje się podstawowym kanałem wysyłania faktur, a nie rozwiązaniem fakultatywnym.

Szczegółowe informacje dotyczące zasad, wyjątków i przepisów przejściowych opisaliśmy w artykule:
„Najważniejsze informacje dotyczące KSeF 2.0”

Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek korzystania z KSeF obejmie pozostałych podatników VAT, niezależnie od wysokości obrotów.

W praktyce oznacza to, że do KSeF wejdą również:

• mniejsze firmy,
• jednoosobowe działalności gospodarcze,
• podmioty, które dotąd wystawiały faktury wyłącznie w tradycyjnej formie.

Warto jednak podkreślić, że dla wielu firm objętych obowiązkiem od 1 kwietnia kontakt z KSeF zaczyna się wcześniej.

Nawet jeśli firma formalnie podlega obowiązkowi dopiero od 1 kwietnia, to:

• już od 1 lutego może otrzymywać faktury wystawione w KSeF przez większych kontrahentów,
• musi je pobrać, odczytać i zaksięgować,
• a więc realnie pracuje z dokumentami KSeF wcześniej, niż wynika to z daty ustawowej.

Dlatego przygotowanie do KSeF nie dotyczy wyłącznie momentu „wejścia w obowiązek”, ale całego procesu pracy z dokumentami – po stronie księgowej i po stronie firmy.

Od 1 lutego 2026 r., po zaktualizowaniu programów FINKA do najnowszej wersji, dostępna jest obsługa produkcyjnej wersji KSeF – czyli środowiska, w którym:

• wystawiane są rzeczywiste faktury,
• dokumenty trafiają do obiegu gospodarczego,
• dane mają pełne skutki podatkowe.

Obsługa produkcyjnego środowiska KSeF w programach FINKA dostępna jest dla Użytkowników posiadających aktywny abonament na rok 2026.

Aktywny abonament zapewnia m.in. wsparcie techniczne, dostęp do aktualizacji programu dostosowanych do obowiązujących przepisów oraz integracji z produkcyjnym środowiskiem KSeF.

To zasadnicza różnica w porównaniu do środowiska testowego (DEMO), które służyło wyłącznie do nauki i przygotowań.

Przygotowanie do pracy w wersji produkcyjnej KSeF obejmuje przede wszystkim:

• upewnienie się, że program jest objęty aktywnym abonamentem na rok 2026 oraz zaktualizowany do najnowszej wersji,
• konfigurację dostępu do produkcyjnego KSeF, w tym ponowne uwierzytelnienie,
• zapoznanie się z logiką pracy z fakturami ustrukturyzowanymi,
• sprawdzenie schematów księgowania dokumentów,
• przygotowanie procedur po stronie firmy i biura rachunkowego.

Wcześniejsze testy w środowisku DEMO pozwalały przećwiczyć te procesy bez ryzyka.

Od 1 lutego te same mechanizmy są wykorzystywane już w rzeczywistej pracy, jednak dostęp do środowiska produkcyjnego wymaga odrębnej konfiguracji i uwierzytelnienia, niezależnie od wcześniejszych testów.

Jeśli chcesz zobaczyć, jak wyglądała faza testowa i jakie funkcje były dostępne w DEMO, więcej informacji znajdziesz w artykule:

Wdrożenie KSeF nie polega wyłącznie na „włączeniu nowej opcji” w programie. To zmiana sposobu:

• wystawiania faktur,
• odbierania dokumentów,
• komunikacji pomiędzy firmą a księgowością,
• organizacji pracy z dokumentami sprzedaży i zakupu.

Dlatego im wcześniej firmy i biura rachunkowe uporządkują te procesy, tym spokojniejsze będzie przejście przez kolejne etapy obowiązku.

Temat KSeF omawiamy szerzej również w pozostałych artykułach na stronie FINKA:

Każdy z nich dotyczy innego aspektu pracy z KSeF i uzupełnia powyższe informacje.