Sprawdź, czym są role podmiotów w KSeF, kiedy należy je stosować oraz gdzie ustawić je w programach FINKA?
Role podmiotów w KSeF – czym są i kiedy je stosować?
W standardowej fakturze występują zazwyczaj dwie strony:
- sprzedawca,
- nabywca.
Zdarzają się jednak sytuacje bardziej rozbudowane. Faktura może dotyczyć np.:
- oddziału firmy,
- jednostki podległej JST,
- faktoringu,
- grupy VAT,
- podmiotu dokonującego płatności,
- pracownika dokonującego zakupu.
Dla takich przypadków struktura FA(3) systemu KSeF przewiduje możliwość wskazania dodatkowych podmiotów powiązanych z fakturą. W strukturze określane są one jako „Podmiot3”.
Ministerstwo Finansów wskazuje, że element ten służy do wykazywania dodatkowych podmiotów związanych z fakturą – innych niż standardowy sprzedawca i nabywca.
Gdzie ustawić rolę podmiotu w programach FINKA?
W programach FINKA role podmiotów można wskazać w trzech miejscach.
1. Podczas wystawiania faktury
Podczas wystawiania faktury dostępne są przyciski:
- „Odbiorca”,
- „Podmioty dodatkowe”,
umożliwiające wskazanie dodatkowego podmiotu powiązanego z dokumentem.
2. W danych kontrahenta
Role można przypisywać również bezpośrednio na ekranie danych kontrahenta.
Jeśli redagujemy dane jednostki podrzędnej (np. oddziału firmy), to na zakładce:
- „Faktury”
można wskazać:
- rolę tego podmiotu podrzędnego (np. „Odbiorca”),
- oraz dane jednostki nadrzędnej (firmy).
3. W danych firmy
Jeżeli chcemy, aby na fakturach sprzedaży widniały dane sprzedawcy oraz dodatkowo dane oddziału lub filii, należy:
- jako dane firmy wpisać dane (adres) oddziału,
- a następnie na zakładce „Rola podmiotu” wskazać odpowiednią rolę (np. „Wystawca faktury”) oraz dane jednostki nadrzędnej.
Program umożliwia wybór ról zgodnych ze strukturą FA(3) KSeF.
Jak interpretować oznaczenia ról podmiotów?
W niektórych przypadkach kontrahent, urząd lub integrator może posługiwać się numerami ról wynikającymi bezpośrednio ze struktury KSeF.
Przykładowo:
- kod 1 oznacza rolę „Faktor”,
- kod 2 oznacza rolę „Odbiorca”,
- kod 8 oznacza rolę „JST – odbiorca”.
W programach FINKA role wybierane są z listy opisowej, jednak odpowiadają oznaczeniom stosowanym w strukturze FA(3) KSeF.
Dostępne role – wyjaśnienie
Faktor (kod 1)
Faktor to podmiot finansujący wierzytelność – najczęściej bank lub firma faktoringowa.
W praktyce przedsiębiorca wystawia fakturę swojemu klientowi, ale przekazuje wierzytelność firmie faktoringowej. Dzięki temu może szybciej otrzymać środki finansowe, natomiast płatność może zostać skierowana do faktora.
Ważne:
- faktor nie jest sprzedawcą,
- faktor nie jest nabywcą,
- transakcja nadal odbywa się pomiędzy sprzedawcą a klientem.
Odbiorca (kod 2)
Rola stosowana wtedy, gdy faktura wystawiona jest na firmę, ale faktycznym odbiorcą jest np.:
- oddział,
- filia,
- jednostka organizacyjna.
Nie jest to osobny nabywca w rozumieniu podatkowym.
Podmiot pierwotny (kod 3)
Rola wykorzystywana głównie w sytuacjach związanych z:
- przejęciem firmy,
- przekształceniem podmiotu,
- sukcesją praw i obowiązków.
Dodatkowy nabywca (kod 4)
Rola stosowana wtedy, gdy po stronie kupującej występuje więcej niż jeden nabywca.
Wystawca faktury (kod 5)
Rola wykorzystywana wtedy, gdy fakturę wystawia inny podmiot działający w imieniu podatnika.
Może to być np.:
- biuro rachunkowe,
- operator systemu,
- oddział,
- filia,
- zakład firmy.
Nie dotyczy to samofakturowania.
Dokonujący płatności (kod 6)
Rola stosowana wtedy, gdy płatność realizuje inny podmiot niż formalny nabywca wskazany na fakturze.
JST – wystawca (kod 7) / JST – odbiorca (kod 8)
Role związane z jednostkami samorządu terytorialnego.
Dotyczą sytuacji, w których na fakturze występuje:
- JST jako podatnik VAT,
- oraz dodatkowo jednostka organizacyjna, np. szkoła lub urząd.
W przypadku roli „JST – odbiorca” jednostka nadrzędna (np. gmina) otrzymuje dodatkowo oznaczenie informujące, że nabywca jest JST.
Członek grupy VAT – wystawca (kod 9) / Członek grupy VAT – odbiorca (kod 10)
Role przeznaczone dla grup VAT.
W grupie VAT podatnikiem jest cała grupa VAT, jednak faktyczne czynności mogą wykonywać konkretne spółki należące do tej grupy.
Pracownik (kod 11)
Rola wykorzystywana np. przy zakupach realizowanych przez pracownika na potrzeby firmy.
Inna rola
W programach FINKA dostępna jest również opcja:
- „Inna rola”.
Można ją wykorzystać w sytuacjach niestandardowych, które nie mieszczą się w podstawowym katalogu ról przewidzianych w strukturze KSeF.
W takich przypadkach możliwe jest również uzupełnienie pola:
- „Opis roli”.
A co z ID wewnętrznym (IDWew)?
W danych ról podmiotów dostępne jest również pole:
- „ID wewnętrzne”.
Temat ten związany jest głównie z obsługą oddziałów oraz jednostek organizacyjnych w KSeF – więcej informacji znajduje się w osobnym artykule:
IDWew w KSeF – czym jest i do czego służy?
Czy role podmiotów trzeba stosować zawsze?
Nie. W większości standardowych przypadków faktura zawiera wyłącznie:
- sprzedawcę,
- nabywcę.
Dodatkowe role należy stosować wyłącznie wtedy, gdy rzeczywiście wynikają z charakteru transakcji lub danych widocznych na fakturze.
Warto pamiętać, że role podmiotów w KSeF nie zmieniają stron transakcji. Służą jedynie do dokładniejszego odwzorowania relacji występujących na fakturze.