Przed rozpoczęciem pracy z KSeF należy się autoryzować w systemie. Przedstawiamy informację, co należy zrobić aby dokonać autoryzacji:
A. Co muszę zrobić aby korzystać z KSeF?
Aby zacząć korzystać z KSeF należy najpierw uwierzytelnić się w systemie.
- Jeśli jesteś osobą fizyczną nie musisz nic zgłaszać. Wystarczy, że zalogujesz się do systemu KSef za pomocą Profilu Zaufanego lub certyfikatu kwalifikowanego zawierającego NIP lub PESEL.
- Jeśli reprezentujesz spółkę i dodatkowo posiadasz pieczęć kwalifikowaną z numerem NIP Twojej firmy, możesz korzystać z KSeF bez zgłaszania tego faktu do Urzędu Skarbowego.
- W innych przypadkach należy wysłać formularz ZAW-FA. w którym wskazuje się osobę fizyczną uprawnioną w imieniu podatnika do korzystania z KSeF.
W każdym z tych przypadków po poprawnej autoryzacji KSeF osoba otrzymuje uprawnienia pierwotne (administracyjne) do korzystania z KSeF i może upoważniać inne osoby lub firmy, np. pracowników lub biuro rachunkowe.
B. Czy wszyscy pracownicy automatycznie uzyskają dostęp do KSeF?
W systemie KSeF osoba z uprawnieniami pierwotnymi (administracyjnymi) może:
- nadać uprawnienia pracownikom lub firmom (np. biuro rachunkowe) aby mogły w imieniu podatnika korzystać z KSeF.
- w takim przypadku każdą wysyłkę faktur należy autoryzować za pomocą Profilu zaufanego lub Certyfikatu kwalifikowanego
- Przy pobieraniu i automatycznym księgowaniu faktur można też stosować inną metodę:
- użytkownik z uprawnieniami administracyjnymi może wygenerować „token” (długi ciąg znaków) dla danej firmy.
- w programie księgowym, w tym w FINKA-FK i FINKA-KPR można zapamiętać „token” w programie. Wówczas w programie księgowym można pobierać faktury zakupu i/lub sprzedaży bez każdorazowego logowania, do czasu unieważnienia tokenu przez osobę z uprawnieniami administracyjnymi.
Oprac. Marcin Bruszewski 20.10.2023
