KSeF (Krajowy System e-faktur) – obowiązkowy dla podatników VAT, a także dla firm zwolnionych z VAT.

Aktualizacja 26.04.2024

Ministerstwo Finansów poinformowało, że po audycie KSeF przesunięto daty obowiązkowego wdrożenia na:

Wdrożenie KSeF w programach FINKA odbędzie się zgodnie z tym harmonogramem, w oparciu o aktualne wytyczne Ministerstwa Finansów.

A. Co to jest KSeF?

KSeF (Krajowy system e-faktur) to centralna elektroniczna baza faktur, w której:

każda firma będzie musiała umieszczać każdą wystawioną fakturę
- wysyła się faktury z kompletem informacji, tj. z pozycjami, uwagami, terminem płatności itp.
można pobierać z bazy KSeF, np. celem przejrzenia, wydrukowania lub automatycznego zaksięgowania
- faktury wystawione przez siebie (faktury sprzedaży).
- oraz faktury, w których jesteśmy nabywcą (faktury zakupu)

B. Od kiedy obowiązuje?

KSeF będzie obowiązkowy:

dla podatników VAT – czynnych i zwolnionych
termin obowiązywania ma zostać podany na przełomie marca i kwietnia 2024, nie powinien być wcześniejszy niż początek roku 2025
KSeF nie dotyczy firm zagranicznych, które nie mają oddziału w Polsce.

C. Jakie rodzaje faktur muszą znaleźć się w KSeF?

Do bazy KSeF należy wysyłać wszystkie wystawione faktury, z wyjątkami:

nie wysyła się paragonów z NIPem (do kwoty 450 zł) traktowanych jak faktury
nie wysyła się też faktur wystawionych przez kasę fiskalną, ujętych w raporcie fiskalnym
Ponadto nie ma obowiązku wysyłania do KSeF faktur dla osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej
Nie umieszcza się tam także dowodów sprzedaży w trybie VAT-OSS
KSeF nie dotyczy firm zagranicznych, które nie mają oddziału w Polsce. Wobec tego wśród faktur umieszczonych w KSeF znajdziemy:
- wystawione przez nas faktury krajowe oraz eksport usług, WDT i podobne
- oraz faktury zakupu – tylko krajowe, bez faktur importowych

D. W jakim terminie należy wysłać fakturę do KSeF?

Faktury należy wysłać w terminie, w jakim mamy obowiązek jej wystawienia – na ogół do 15-go dnia następnego miesiąca.
Programy FINKA będą zaopatrzone w opcję wysłania paczki faktur za jednym wykonaniem autoryzacji.

E. Czy KSeF może ułatwić pracę?

Wysłanie faktury do KSeF:

zastępuje jej dostarczenie do odbiorcy, choć można niezależnie od tego wydrukować lub wysłać mailem taką fakturę.
umieszczenie w KSeF zastępuje przechowywanie faktur w dokumentacji księgowej, ale tylko przez 10 lat. Po tym czasie faktury zostaną usunięte z KSeF.
KSeF może ułatwić pracę w dziale księgowości lub w biurze rachunkowym, jeśli program księgowy pozwala na automatyczne pobieranie z KSeF i księgowanie faktur zakupu oraz sprzedaży
- Programy FINKA-FK oraz FINKA-KPR będą zaopatrzone w możliwości:
  - wysyłania oraz pobierania i podglądu / drukowania faktur zakupu oraz sprzedaży z KSeF – w ramach podstawowych funkcji programu
  - automatycznego księgowania faktur zakupu i sprzedaży pobranych z KSeF – jako dodatkowy, płatny moduł
  - więcej informacji o opcjach KSeF w programie FINKA zamieszczamy w odrębnym artykule

Oprac. Krzysztof Piasecki

KSeF – od kiedy obowiązuje?