Sprawdź, kogo i kiedy obejmie obowiązek e-Fakturowania oraz jakie zmiany zapowiedziano w systemie.
KSeF – nowy harmonogram ogłoszony przez Ministerstwo Finansów. Co wiadomo i jak się przygotować?
12 kwietnia 2025 roku Ministerstwo Finansów opublikowało komunikat dotyczący zmian w harmonogramie wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Nowy plan przewiduje stopniowe wprowadzanie obowiązku e-Fakturowania w trzech etapach, z uwzględnieniem wielkości firm oraz ich możliwości technicznych. Choć na tym etapie nie udostępniono jeszcze szczegółowych danych technicznych, kierunek zmian jest już znany – i warto zacząć się z nim oswajać.
Kto i kiedy zostanie objęty obowiązkiem KSeF?
Zgodnie z aktualnym planem:
- Od lutego 2026 r. – obowiązek dotyczyć będzie firm, których roczna sprzedaż (z VAT) przekroczy 200 mln zł,
- Od kwietnia 2026 r. – do systemu dołączą pozostali podatnicy, w tym mikroprzedsiębiorcy i firmy zwolnione z VAT,
- Od stycznia 2027 r. – KSeF obejmie najmniejszych podatników, wykluczonych cyfrowo, przy założeniu spełnienia kryteriów niskiej sprzedaży i niskiej wartości pojedynczych faktur.
Taki rozkład ma umożliwić płynniejsze i bardziej przemyślane przejście na nowy model wystawiania faktur.
Co się zmieni w systemie?
Wraz z nowym harmonogramem zapowiedziano również zmiany w funkcjonalności KSeF. W planach znajdują się m.in.:
- nowa struktura faktury FA(3),
- odświeżone API (tzw. KSeF 2.0),
- tryb działania offline,
- możliwość dołączania załączników do faktur,
- dobrowolne wystawianie faktur VAT RR przez rolników ryczałtowych – od kwietnia 2026 r.
Na moment publikacji artykułu Ministerstwo nie udostępniło jeszcze dokumentacji technicznej ani środowiska testowego. Oznacza to, że ani przedsiębiorcy, ani producenci oprogramowania – w tym programy FINKA – nie mają jeszcze możliwości dostosowania systemów do nowych standardów.
Co mogą zrobić użytkownicy programów FINKA?
W tej chwili nie ma potrzeby podejmowania żadnych technicznych działań. Zmiany planowane przez Ministerstwo Finansów są obecnie na etapie koncepcyjnym. Dopiero po opublikowaniu finalnej dokumentacji (co ma nastąpić w drugiej połowie roku), możliwe będzie rozpoczęcie prac wdrożeniowych w systemach księgowych i sprzedażowych.
Dobrą praktyką będzie:
- utrzymywanie aktywnego abonamentu na programy FINKA, który zapewnia dostęp do bieżących aktualizacji i wsparcia technicznego,
- śledzenie informacji publikowanych na naszej stronie oraz w komunikatach wysyłanych do klientów,
- traktowanie obecnego okresu jako czasu na spokojne zapoznanie się z ideą KSeF i przygotowanie organizacyjne do przyszłych zmian.
Na razie bez kar, ale z głową
Do końca 2026 roku Ministerstwo Finansów zapowiedziało brak sankcji za błędy techniczne związane z korzystaniem z KSeF. Ten okres przejściowy daje przedsiębiorcom czas na stopniowe oswojenie się z nowymi procedurami, bez ryzyka kar finansowych. To również dobra okazja, by monitorować rozwój sytuacji i nie dać się zaskoczyć, gdy nowe przepisy wejdą w życie.
Podsumowanie
Ogłoszony przez Ministerstwo Finansów plan wdrożenia KSeF wprowadza więcej porządku i przewidywalności. Choć szczegóły techniczne nie są jeszcze znane, już teraz wiadomo, że obowiązek e-Fakturowania zostanie rozłożony w czasie i poprzedzony okresem przejściowym bez kar.
Użytkownicy programów FINKA mogą mieć pewność, że po opublikowaniu dokumentacji Ministerstwa Finansów podejmiemy stosowne działania w celu dostosowania naszych systemów. Na ten moment zalecamy spokój, zdrowy rozsądek i pozostanie w kontakcie z naszą firmą – wszelkie istotne informacje będziemy przekazywać na bieżąco.
