Jak działa import z KSeF (Krajowego Systemu e-faktur) do programów FINKA?

W tym artykule omawiamy ułatwienia w dostępie do faktur oraz możliwość ich zaksięgowania. Funkcje te będą realizowane w programach FINKA-FK oraz FINKA-KPR. Opisane procedury znajdują się w fazie realizacji i przekażemy je Użytkownikom przed terminem obowiązywania systemu KSeF (termin obowiązywania ma zostać ogłoszony na przełomie marca i kwietnia 2024)

Ułatwienia dotyczą zarówno działu księgowości w firmie, jak i biura rachunkowego – dział handlowy firmy nie musi przekazywać do księgowości faktur znajdujących się w KSeF. Wystarczy przekazać do biura rachunkowego upoważnienie do dostępu do KSeF w zakresie pobierania faktur, bez prawa do ich wysyłania.

Wysyłanie faktur do KSeF z programów FINKA omawiamy w odrębnym artykule

A. Łatwy dostęp do faktur

Ogólnym założeniem KSeF jest brak obowiązku przechowywania faktur w dokumentacji księgowej. Zastępuje ją możliwość pobrania faktury z KSeF przez 10 lat. Dotyczy to faktur zakupu oraz sprzedaży, za wyjątkiem faktur dla osób fizycznych nieprowadzących działalności oraz faktur importowych.
Dodatkowa uwaga: jeśli chcemy lub musimy utrzymać dowody księgowe dłużej niż 10 lat, należy jednak wydrukować faktury lub zapisać je w postaci PDF. W takim przypadku jednak KSeF wprowadza również szereg ułatwień.

W wielu miejscach programu FINKA-FK i FINKA-KPR znajdziemy opcję wyświetlenia lub drukowania faktury. Znajdzie się ona m.in:

  • w punktach menu „KSeF – import faktur zakupu” i „KSeF – import faktur sprzedaży”

    • punkty te zawierają kompletną listę faktur KSeF i służą zarówno do podglądu i drukowania faktur. Mogą także służyć do ich automatycznego księgowania – mechanizm takiego księgowania jest odrębnym modułem.
    • Użytkownik może pobrać faktury za kolejny okres jednym przyciskiem
  • Podgląd i drukowanie faktury jest również dostępne na listach zapisów FK, KPR, ewidencji ryczałtowej, a także ewidencji VAT:
    • jeśli dana pozycja zawiera tzw. „numer KSeF faktury”, to Użytkownik może wywołać przeglądanie lub wydrukowanie faktury.
    • „numer KSeF” znajdzie się w danej pozycji samoczynnie, jeśli korzystamy z dodatkowego modułu księgowania KSeF
    • w przeciwnym razie można go skopiować z listy wyświetlonej w menu „KSeF-Import faktur”
  • należy zauważyć, że taki dostęp do faktur nie zwiększa znacząco rozmiarów bazy danych – w bazie przechowuje się jedynie nagłówki faktur, zaś ich pełną treść pobiera się drogą szybkiego dostępu do KSeF.

B. Automatyczne księgowanie faktur zakupu i sprzedaży [dodatkowy moduł programu FINKA-FK lub FINKA-KPR]

W programach FINKA-FK oraz FINKA-KPR (także przy ewidencji ryczałtowej) wprowadzamy mechanizm automatycznego księgowania faktur i wpisania ich do ewidencji VAT, przy czym:

  • automatyczne księgowanie stanowi dodatkowy moduł programu

Po nabyciu modułu księgowania faktur zaimportowanych z KSeF Użytkownik:

  • po wywołaniu pobrania nowych faktur z KSeF otrzyma listę faktur do zaksięgowania, na której:
    • można wyświetlić lub wydrukować faktury [ta funkcja jest dostępna także w podstawowej wersji programu]
    • program dopasuje dane kontrahentów z otrzymanych faktur z listą kontrahentów w danych FINKA; możliwe jest też samoczynne wpisanie nowego kontrahenta na listę w programie
    • program zaproponuje typowy schemat księgowania danej pozycji, na podstawie
      • ustalonych przez użytkownika „domyślnych schematów księgowania” dla różnych rodzajów transakcji
      • lub schematów, które Użytkownik przypisze wybranym kontrahentom
      • Użytkownik może również wybrać schemat dla konkretnej faktury
    • Użytkownik może także
      • wykluczyć fakturę z księgowania (np. gdy została już zaksięgowana poza omawianym systemem, lub gdy nie uznajemy jej ani za koszty, ani za odliczenie VAT)
      • przenieść daną fakturę do zaksięgowania w kolejnym roku obrotowym
  • Następnie Użytkownik może wywołać zaksięgowanie wybranych lub wszystkich faktur
    • Program wpisze dokumenty księgowe do FK / KPR / VAT według schematów księgowania widniejących na liście faktur KSeF
    • część informacji – na przykład termin płatności lub kody GTU – przechodzą do danych księgowych bezpośrednio z KSeF, niezależnie od schematu księgowania
    • Po zaksięgowaniu na liście faktur znajdzie się odpowiednia adnotacja, a Użytkownik uzyska dostęp z tej listy do dokumentu księgowego.

Oprac. Krzysztof Piasecki 20.10.2023, aktualizacja 14.03.2024